Terms of Service

1. Scope; No Consumer Contract

The Service is exclusively directed at entrepreneurs within the meaning of § 14 of the German Civil Code (BGB), legal persons under public law and special funds under public law. Consumers within the meaning of § 13 BGB are excluded. By registering and using the Service, the Customer confirms acting in its capacity as an entrepreneur.

Only these Terms apply. Differing, conflicting or supplementary general terms of the Customer shall only become part of the contract if we have expressly agreed to their validity in writing.

2. Conclusion of the Contract

The contract is concluded upon registration of an account at app.decidly.io and acceptance of these Terms and the Privacy Policy. The account may only be created by a natural person authorised to do so. You represent that you are entitled to represent the organisation for which you create the account.

3. Description of Services

The Service provides a web-based platform for the structured documentation, assessment and finalisation of decisions following the DACI framework. Scope, feature set and supported modules follow the then-current service description available at decidly.io. The feature set may change over time; the Provider may add, alter or discontinue features. Material adverse changes will be announced in advance.

3.1 Beta and Preview Features

Individual features may be labelled “Beta”, “Preview” or “Experimental”. They are provided without warranty and without committed availability, and may be changed or removed at any time.

3.2 AI-Assisted Features

The Service contains AI-assisted features (e.g. clarification, ideation and decision support) that use third-party large language models. AI outputs are suggestions and may be incorrect, incomplete or misleading. The Customer is obliged to review AI outputs independently before use. The Provider does not warrant the accuracy, completeness or suitability of AI outputs.

4. Fees; Currently Free of Charge

The Service is currently provided as part of a free beta phase. During this phase, use is free of charge. The Provider reserves the right to introduce paid tiers at a later stage (e.g. for more capable AI models, additional user seats, extended limits, SLA, enterprise features).

Before introducing paid tiers, existing customers will be notified at least 30 days in advance. A switch to a paid tier will only take effect with the Customer's explicit consent. Existing data will remain available regardless of such a switch; if paid tiers are declined, access to certain features or to the Service as a whole may be terminated (see Sec. 14).

To the extent paid services are booked in the future, prices follow the price list in force at that time. Prices are net and subject to applicable VAT. Invoices are issued electronically and payable within 14 days.

5. Customer Obligations

1. The Customer keeps access credentials confidential and does not pass them on to unauthorised third parties.
2. The Customer is responsible for the content it or its users upload. The Customer indemnifies the Provider against third-party claims arising from unlawful content, insofar as the Customer is responsible for it.
3. The Customer complies with data protection obligations towards its own employees and data subjects, in particular information duties and legal bases for entering personal data (Art. 13, 6 GDPR).
4. The Customer designates an internal administrator who manages user accounts and permissions within its organisation.
5. The Customer backs up content to be used outside the Service at reasonable intervals (e.g. through export). The Provider's backup obligation (Sec. 8) does not replace this cooperation duty.
6. The Customer shall not misuse the Service, in particular shall not introduce malware, impair availability (e.g. through disproportionately frequent automated requests), circumvent security mechanisms or scrape large amounts of data.

6. Rights of Use

For the term of the contract, the Provider grants the Customer a simple, non-exclusive, non-transferable right to use the Service as intended. Use is limited to the Customer's staff and authorised representatives.

The Provider acquires no rights in content uploaded by the Customer beyond what is necessary to provide the Service. The Customer grants the Provider a simple right of use to the extent necessary to provide and document the Service.

7. Availability; Maintenance

The Provider endeavours to achieve high availability but does not owe a specific uptime percentage during the free beta phase. Scheduled maintenance will take place outside usual business hours where possible.

A service level with guaranteed availability will be agreed separately in an SLA and only takes effect upon switching to a corresponding paid tier.

8. Data Backup

The Provider performs regular backups of the application database using state-of-the-art methods. Nevertheless, the Customer must additionally back up business-critical content itself (export function).

9. Warranty

The Provider warrants that the Service has the agreed characteristics. Minor deviations from the contractually owed performance do not give rise to warranty claims. Claims for defects become time-barred in 12 months from the statutory start of the limitation period, except in cases of intent or gross negligence and the cases referred to in Sec. 10 para. 3.

10. Liability

(1) The Provider is liable in accordance with statutory provisions for damages caused intentionally or by gross negligence by it, its legal representatives, senior staff or other agents.

(2) For slightly negligent breaches of a material contractual obligation (cardinal obligation) – i.e. an obligation whose fulfilment enables the proper performance of the contract in the first place and on whose observance the Customer may regularly rely – liability is limited in amount to the typical, foreseeable damage. For all damage events in one contractual year combined, this is limited to twelve times the monthly fee, but at least to EUR 50,000. During the free beta phase, the liability cap for slight negligence by agents is EUR 5,000 per damage event and EUR 10,000 per contractual year.

(3) The above liability limitations do not apply to damages arising from injury to life, body or health, to claims under the German Product Liability Act (Produkthaftungsgesetz), where a guarantee has been assumed, and to claims under Art. 82 GDPR against the Provider as controller, insofar as such limitations would be statutorily inadmissible.

(4) Liability for indirect damages, consequential damages, lost profits, loss of production and third-party claims is excluded in the case of slight negligence, unless para. 3 provides otherwise.

(5) The Provider is not liable for damages caused by the Customer's failure to make sufficient own data backups, preventing restoration of data with reasonable effort.

(6) Strict liability for defects existing at the conclusion of the contract under § 536a BGB is excluded.

11. Data Protection and Processing on Behalf

To the extent the Provider processes personal data on behalf of the Customer as part of the Service, the parties conclude a Data Processing Agreement (DPA), which forms part of this contract. The fee for this is covered by the fee for the Service.

The Privacy Policy applies to the Provider's own data processing.

12. Confidentiality

The parties undertake to treat confidential information of the other party that becomes known to them in the course of the performance of this contract as confidential and to use it only for purposes of this contract. This obligation continues for a period of five years after the end of the contract.

13. Changes to the Terms

The Provider may change these Terms with effect for the future if such change is necessary to adapt to changes in the legal framework, technical developments or changed market conditions and the Customer is not unreasonably disadvantaged. Changes will be announced by email at least 30 days before they take effect. If the Customer objects within this period, the previous Terms continue to apply unchanged; in such case the Provider may terminate the contract with 30 days' notice to the end of a month.

14. Term and Termination

The contract for free beta use runs for an indefinite period. Either party may terminate at any time without notice and without stating reasons. The Provider is in particular entitled to discontinue the Service with reasonable advance notice.

Paid tiers are subject to separate rules on term and termination.

The right to extraordinary termination for cause remains unaffected. Cause exists for the Provider in particular in cases of significant breach of Sec. 5 or reasonable suspicion of misuse.

Terminations must be in text form (§ 126b BGB).

15. Export and Deletion After Termination

After termination of the contract, the Customer may request an export of its content in a common, machine-readable format within a period of 30 days. After expiry of this period, the content will be deleted in the production environment; any backups will be overwritten as part of regular rotation.

16. Assignment; Set-Off

The assignment of claims arising from this contract requires the prior written consent of the Provider, unless § 354a HGB provides otherwise. The Customer may only set off claims that are undisputed or have been finally determined and may only base a right of retention on such claims.

17. Force Majeure

Force majeure and other unforeseeable, extraordinary circumstances not attributable to the Provider's fault (e.g. large-scale outages of upstream services such as Supabase or cloud providers) release the Provider from its performance obligations for the duration of the disruption.

18. Final Provisions

German law applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods and the conflict-of-law rules of international private law.

The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from and in connection with this contract is – as far as legally permissible – the Provider's registered office in Berlin.

Should individual provisions of these Terms be or become invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected. In place of the invalid or unenforceable provision, the valid and enforceable rule whose effects come closest to the economic objective pursued by the parties with the invalid provision shall be deemed agreed.

1. Geltungsbereich; kein Verbrauchervertrag

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen. Mit Registrierung und Nutzung bestätigt die Kundin, in ihrer Eigenschaft als Unternehmerin zu handeln.

Es gelten ausschließlich diese AGB. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen der Kundin werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn wir ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt haben.

2. Vertragsschluss

Der Vertrag kommt durch die Registrierung eines Accounts auf app.decidly.io und die Bestätigung dieser AGB sowie der Datenschutzerklärung zustande. Der Account darf nur durch eine hierzu bevollmächtigte natürliche Person angelegt werden. Sie sichern zu, dass Sie zur Vertretung der Organisation, für die Sie den Account anlegen, berechtigt sind.

3. Leistungsbeschreibung

Der Dienst stellt eine webbasierte Plattform zur strukturierten Dokumentation, Bewertung und Finalisierung von Entscheidungen nach dem DACI-Framework zur Verfügung. Umfang, Funktionsumfang und unterstützte Module ergeben sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf decidly.io. Der Funktionsumfang kann sich im Laufe der Zeit ändern, insbesondere kann der Anbieter Funktionen ergänzen, ändern oder einstellen; wesentliche nachteilige Änderungen werden rechtzeitig angekündigt.

3.1 Beta- und Vorschaufunktionen

Einzelne Funktionen können als „Beta“, „Preview“ oder „Experimental“ gekennzeichnet sein. Sie werden ohne Gewährleistung und ohne feste Verfügbarkeit bereitgestellt und können jederzeit geändert oder entfernt werden.

3.2 KI-gestützte Funktionen

Der Dienst enthält KI-gestützte Funktionen (z. B. Klärungs-, Ideen- und Entscheidungsunterstützung), die große Sprachmodelle Dritter nutzen. KI-Ausgaben sind Vorschläge und können fehlerhaft, unvollständig oder irreführend sein. Die Kundin ist verpflichtet, KI-Ausgaben vor ihrer Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der KI-Ausgaben.

4. Preise; derzeit unentgeltlich

Der Dienst wird derzeit im Rahmen einer kostenfreien Beta-Phase bereitgestellt. Während dieser Phase ist die Nutzung unentgeltlich. Der Anbieter behält sich vor, zu einem späteren Zeitpunkt kostenpflichtige Tarife einzuführen (z. B. für leistungsfähigere KI-Modelle, zusätzliche Nutzerplätze, erweiterte Limits, SLA, Enterprise-Funktionen).

Vor Einführung kostenpflichtiger Tarife werden Bestandskunden mindestens 30 Tage vorab informiert. Eine Umstellung auf einen kostenpflichtigen Tarif erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kundin. Bestehende Daten bleiben unabhängig von einer solchen Umstellung erhalten; werden kostenpflichtige Tarife abgelehnt, kann der Zugang zu bestimmten Funktionen oder der Dienst insgesamt gekündigt werden (siehe Ziff. 14).

Soweit künftig kostenpflichtige Leistungen gebucht werden, ergeben sich die Preise aus dem dann geltenden Preisverzeichnis. Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Rechnungsstellung erfolgt elektronisch. Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung zahlbar.

5. Pflichten der Kundin

1. Die Kundin stellt sicher, dass Zugangsdaten vertraulich behandelt und nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben werden.
2. Die Kundin ist für die Inhalte verantwortlich, die sie oder ihre Nutzer in den Dienst einstellen. Sie stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter wegen rechtswidriger Inhalte frei, soweit sie diese zu vertreten hat.
3. Die Kundin beachtet die datenschutzrechtlichen Pflichten gegenüber ihren eigenen Beschäftigten und Betroffenen, insbesondere Informationspflichten und Rechtsgrundlagen für das Einstellen personenbezogener Daten (Art. 13, 6 DSGVO).
4. Die Kundin benennt einen internen Administrator, der Benutzerkonten und Berechtigungen innerhalb ihrer Organisation verwaltet.
5. Die Kundin sichert Inhalte, die aus dem Dienst heraus weiter genutzt werden sollen, in angemessenen Abständen (z. B. durch Export). Eine Pflicht zum Backup durch den Anbieter besteht zusätzlich (siehe Ziff. 8), ersetzt aber nicht die Mitwirkungsobliegenheit der Kundin.
6. Die Kundin nutzt den Dienst nicht missbräuchlich, insbesondere nicht zum Einschleusen von Schadsoftware, zur Beeinträchtigung der Verfügbarkeit (z. B. durch unverhältnismäßig häufige automatisierte Anfragen), zur Umgehung von Sicherheitsmechanismen oder zum Scraping großer Datenmengen.

6. Nutzungsrechte

Der Anbieter räumt der Kundin für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung des Dienstes ein. Die Nutzung ist auf die Mitarbeitenden der Kundin und ihre Beauftragten beschränkt.

An von der Kundin eingestellten Inhalten erwirbt der Anbieter keine Rechte über das zur Erbringung des Dienstes Erforderliche hinaus. Die Kundin räumt dem Anbieter insofern ein einfaches, zur Leistungserbringung und -dokumentation erforderliches Nutzungsrecht ein.

7. Verfügbarkeit; Wartung

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, schuldet aber während der kostenfreien Beta-Phase keine bestimmte Verfügbarkeitsquote. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt.

Ein etwaiges Service-Level mit garantierter Verfügbarkeit wird gesondert in einem SLA vereinbart und wirksam erst mit dem Wechsel in einen entsprechenden kostenpflichtigen Tarif.

8. Datensicherung

Der Anbieter erstellt regelmäßige Backups der Anwendungsdatenbank nach Stand der Technik. Gleichwohl obliegt es der Kundin, geschäftlich bedeutsame Inhalte zusätzlich selbst zu sichern (Export-Funktion).

9. Gewährleistung

Der Anbieter gewährleistet, dass der Dienst die im Vertrag vereinbarte Beschaffenheit hat. Unerhebliche Abweichungen von der vertraglich geschuldeten Leistung begründen keine Gewährleistungsansprüche. Ansprüche wegen Mängeln verjähren in 12 Monaten ab gesetzlichem Verjährungsbeginn, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie in den Fällen der Ziff. 10 Abs. 3.

10. Haftung

(1) Der Anbieter haftet der Kundin nach den gesetzlichen Bestimmungen für Schäden, die von ihm, seinen gesetzlichen Vertretern, leitenden Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht werden.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Kundin regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung der Höhe nach begrenzt auf den typischen, vorhersehbaren Schaden. Dieser wird für sämtliche Schadensfälle eines Vertragsjahres zusammen auf den zwölffachen Monatsentgeltbetrag, mindestens aber auf 50.000 EUR, begrenzt. Im Rahmen der kostenfreien Beta-Phase beträgt der Haftungshöchstbetrag für einfache Fahrlässigkeit der Erfüllungsgehilfen 5.000 EUR pro Schadensfall und 10.000 EUR pro Vertragsjahr.

(3) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz, bei Übernahme einer Garantie und für Ansprüche nach Art. 82 DSGVO gegen den Anbieter als Verantwortlichen, soweit diese Haftungsbeschränkungen gesetzlich unzulässig wären.

(4) Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Produktionsausfall und Ansprüche Dritter ist im Rahmen der einfachen Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit nicht Abs. 3 entgegensteht.

(5) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass die Kundin keine hinreichenden eigenen Datensicherungen vorgenommen hat und dadurch die Wiederherstellbarkeit der Daten mit vertretbarem Aufwand nicht gewährleistet ist.

(6) Eine verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss bereits vorhandene Mängel nach § 536a BGB ist ausgeschlossen.

11. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit der Anbieter im Rahmen des Dienstes personenbezogene Daten im Auftrag der Kundin verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrags wird. Die Vergütung hierfür ist mit dem Entgelt für den Dienst abgegolten.

Hinsichtlich der eigenen Datenverarbeitungen des Anbieters gilt die Datenschutzerklärung.

12. Vertraulichkeit

Die Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen der Durchführung dieses Vertrags bekannt werden, vertraulich zu behandeln und nur für Zwecke dieses Vertrags zu verwenden. Diese Pflicht besteht für die Dauer von fünf Jahren nach Vertragsende fort.

13. Änderungen der AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn die Änderung zur Anpassung an geänderte Rechtslage, technische Entwicklungen oder geänderte Marktverhältnisse erforderlich ist und die Kundin hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Änderungen werden der Kundin mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Widerspricht die Kundin innerhalb dieser Frist, gelten die bisherigen AGB unverändert weiter; der Anbieter kann das Vertragsverhältnis in diesem Fall mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen.

14. Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag über die kostenfreie Beta-Nutzung läuft auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Parteien jederzeit ohne Frist und ohne Angabe von Gründen gekündigt werden. Der Anbieter ist insbesondere berechtigt, den Dienst mit angemessener Vorankündigung einzustellen.

Kostenpflichtige Tarife werden gesondert hinsichtlich Laufzeit und Kündigung geregelt.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor bei erheblichem Verstoß gegen Ziff. 5 oder bei begründetem Verdacht auf missbräuchliche Nutzung.

Kündigungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

15. Export und Löschung nach Vertragsende

Nach Beendigung des Vertrags kann die Kundin innerhalb einer Frist von 30 Tagen einen Export ihrer Inhalte in einem gängigen, maschinenlesbaren Format verlangen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Inhalte in der Produktivumgebung gelöscht; etwaige Backups werden im Rahmen der regulären Rotation überschrieben.

16. Abtretung; Aufrechnung

Die Abtretung von Ansprüchen aus diesem Vertrag bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters, sofern § 354a HGB nicht entgegensteht. Die Kundin kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht nur auf solche Ansprüche stützen.

17. Höhere Gewalt

Höhere Gewalt und sonstige unvorhersehbare, außergewöhnliche, vom Anbieter unverschuldete Umstände (z. B. großflächige Ausfälle von Upstream-Diensten wie Supabase oder Cloud-Providern) befreien den Anbieter für die Dauer der Störung von seinen Leistungspflichten.

18. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und unter Ausschluss der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Anbieters in Berlin.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen Bestimmung verfolgt haben.